Werken in de cloud met Office 365; tips en tricks
(Artikel gaat verder onder de advertentie)
Gebruik jij al Office 365 of wil je hiermee gaan werken? En ken je inmiddels al alle voordelen van dit softwarepakket? Waarschijnlijk niet. Daarom is het goed om Office 365 beter te leren kennen. Door te werken in de cloud kun je namelijk veel efficiënter en veiliger te werk gaan. Wij leggen je uit welke tips en tricks je nodig hebt om succesvol te kunnen werken met de cloud van Office 365.
Office 365 is een softwarepakket van Microsoft Office. Hierbij heb je de keuze uit zakelijke en privé abonnementen. Je kunt direct de apps zoals Outlook, Word, Excel, Powerpoint en OneNote downloaden op je computer, tablet en telefoon. Deze apps zijn verbonden aan de cloud: een slimme opslagplek op het internet. Hier kun je niet alleen bestanden opslaan, maar ook bewerken of verzenden. Je hebt geen USB-stickjes meer nodig en via OneDrive heb je altijd overal en op ieder apparaat toegang tot je bestanden.
Samenwerken via de cloud
Door bestanden op te slaan in de cloud is samenwerken eenvoudig. Met één linkje deel je jouw bestanden vanuit de cloud met anderen. Vervolgens kun je tegelijkertijd werken aan datzelfde bestand via Word, Excel of PowerPoint. Dit is zowel online als via de software op je computer, tablet op smartphone mogelijk. Daarnaast wordt altijd direct de meest recente versie van het document opgeslagen, zodat je je nooit meer druk hoeft te maken om verschillende versies. De verschillende versies zijn altijd weer terug te zetten.
Bestanden opslaan
Je kunt je documenten op twee manieren opslaan, namelijk via SharePoint en OneDrive. SharePoint is een plek om documenten te delen. OneDrive is eerder een opslagplek voor jou alleen. Bestanden op SharePoint zijn toegankelijk voor iedereen die toegang heeft tot de map van het document. Documenten in OneDrive zijn alleen toegankelijk voor jou, tenzij je ze met anderen deelt.
Vergaderen? Gebruik Teams
Binnen het Office 365-pakket is de app Teams het meest geschikt om met collega’s te vergaderen. Via Teams kun je samenwerken, bellen en video-bellen, maar ook bestanden met elkaar delen of Powerpoints laten zien. Deze bestanden zijn dan alleen toegankelijk voor de leden van het Team dat je hebt aangemaakt.
Veiligheid
Tot slot is het belangrijk om het te hebben over de veiligheid van de cloud. Sommige mensen staan daar namelijk nogal sceptisch tegenover. Toch is het echt veiliger om documenten op te slaan in de cloud dan op je pc, een USB-stick of een netwerkschijf. Opslagdiensten zoals SharePoint en OneDrive worden goed beveiligd door Microsoft. Zelf vergroot je de veiligheid door een lastig wachtwoord en een tweestapsverificatie in te stellen. Zo ga je zowel veilig als efficiënt aan de slag met Office 365!
Geïnteresseerd in office 365? Volg dan ook eens een office 365 training.
