Wat is het verschil tussen payroll en salarisadministratie?

(Artikel gaat verder onder de advertentie)

Wil je als ondernemer personeel gaan aannemen, dan ben je de termen payroll en loonadministratie vast tegengekomen. Ben je benieuwd wat de verschillen tussen deze twee opties exact zijn en welke het meest geschikt is voor jouw bedrijf? We bespreken het in deze blog.

Wat is het verschil?

Voordat we dieper op de twee opties ingaan, leggen we allereerst kort het verschil uit. Onder payroll verstaan we het uitbesteden van je loonadministratie én het werkgeverschap (inclusief alle werkgeverslasten) aan een externe partij. Belangrijk is dus dat ook het werkgeverschap bij de externe partij komt te liggen.

Neem je werknemers wel zelf in dienst, dan ben je verplicht om ook zelf de loonadministratie te verzorgen. Daaronder vallen alle processen rondom de salarisverwerking van je eigen personeel, waarbij je zelf verantwoordelijk bent voor het uitbetalen van de salarissen. Dat gaat heel eenvoudig met behulp van efficiënte salarisadministratie software. Het maakt hier echter niet bij uit of je de loonadministratieverwerking uitbesteed of intern verzorgt, het grote verschil met payrolling is dat jij zelf de eindverantwoordelijke bent.

Wat is payroll?

Zoals aangegeven, houdt payroll in dat je zowel de loonadministratie als het werkgeverschap uitbesteed aan een andere partij. Een payrollbedrijf neemt de loonadministratie en het juridisch werkgeverschap dan van je over. Neem je nieuwe medewerkers aan, dan komen ze niet in dienst bij jouw organisatie, maar bij het payrollbedrijf. 

Het werkgeverschap kan hierbij worden onderverdeeld in twee delen: formeel en materieel.

Formeel werkgeverschap

Het formele gedeelte van het werkgeverschap ligt bij het payrollbedrijf. Alles omtrent de salarisverwerking en loonuitbetaling ligt bij deze partij. Ook de wettelijke verplichtingen en lasten liggen bij de formele werkgever, waaronder pensioenopbouw, verzekeringen of arbeidsongeschiktheid. Kies je voor deze constructie, dan hoef jij je als ondernemer hier dus helemaal niet mee bezig te houden.

Materieel werkgeverschap

Waar jij je als ondernemer wel mee bezighoudt, is het materieel werkgeverschap. Dit ligt namelijk bij de organisatie waar de payrollmedewerker zijn werkzaamheden uitvoert. Onder het materieel werkgeverschap behoren alle processen omtrent het functioneren van de medewerker. Je bent dus wel op de hoogte van salaris- en functioneringsgesprekken en je houdt als ondernemer de regie over de werkzaamheden die de medewerker uitvoert.

De voor- en nadelen

• Zeker als beginnende ondernemer kan het interessant zijn om de risico’s van het werkgeverschap bij een andere partij neer te leggen. Wordt een medewerker ziek of arbeidsongeschikt, dan ben jij niet verantwoordelijk voor het doorbetalen van het salaris. Toch kan een payroll constructie een gevoel van afstand tot de organisatie oproepen, zeker wanneer er ook andere werknemers zijn die wel direct in dienst zijn bij de organisatie.
• Heb je geen werknemer in dienst die de loonadministratie kan voeren? Dan kies je er snel voor om het uit te besteden. Zoals hierboven is besproken, heb je de keuze uit twee varianten: uitbesteden aan een payrollbedrijf waarbij je het werkgeverschap ook verlegt, of uitbesteden aan een partner waarbij je het werkgeverschap geheel behoudt. 
• Omdat een payrollbedrijf ook meer risico’s opvangt, wordt er gewerkt met een omrekenfactor op het bruto-loon, dat gemiddeld op 1,60 ligt. Daardoor heb je in de meeste gevallen hogere loonkosten per werknemer dan wanneer je de loonadministratie uitbesteed of zelf uitvoert. 

Liever zelf uitvoeren?

Heb je besloten om geen gebruik te maken van een payroll constructie, dan kun je de loonadministratie ook zelf uitvoeren. Eventueel met of zonder de hulp van een externe partner. Het is echter heel belangrijk dat de salarisverwerking tijdig en correct gebeurt, omdat je bij fouten risico loopt op boetes van de Belastingdienst. Dankzij handige loonadministratie software worden alle processen omtrent de salarissen (en eventueel HR-zaken) gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Zo wordt het proces efficiënter en minder foutgevoelig. Wil je dan toch de steun van een ervaren partner, dan kun je er vaak voor kiezen om al jouw mutaties dubbel te laten controleren, zodat je zeker weet dat alles correct is ingevoerd.