Jouw documenten zelf beheren of toch uitbesteden?

(Artikel gaat verder onder de advertentie)

In de moderne zakelijke wereld spelen documenten een cruciale rol. Of het nu gaat om contracten, klantinformatie, rapporten of andere belangrijke gegevens, het efficiënt beheren van documenten is essentieel voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Als bedrijf heb je twee keuzes: je documenten zelf beheren of het beheer uitbesteden aan een externe specialist. Beide opties hebben hun voor- en nadelen, en de keuze hangt af van verschillende factoren zoals de grootte van je bedrijf, de hoeveelheid documenten en de gewenste controle. In dit artikel onderzoeken we beide opties en helpen we je beslissen welke het beste past bij jouw bedrijf.

Wat is documentbeheer?

Voordat we dieper ingaan op de vraag of je documenten zelf moet beheren of uitbesteden, is het belangrijk om te begrijpen wat documentbeheer precies inhoudt. Documentbeheer is het proces van het opslaan, organiseren, archiveren, beveiligen en delen van documenten binnen een organisatie. Dit kan zowel fysieke documenten als digitale bestanden omvatten. Het doel is om ervoor te zorgen dat documenten snel toegankelijk zijn, goed beveiligd worden en voldoen aan de regelgeving (zoals de AVG in Europa).

Documentbeheer kan variëren van eenvoudig bestandsbeheer tot complexe systemen die het volledige documentlevenscyclus beheren. Het beheren van documenten kan handmatig gebeuren of door gebruik te maken van gespecialiseerde software dat bedrijven helpt om hun documenten digitaal te beheren en te archiveren.

Zelf documenten beheren: voordelen en nadelen

Laten we beginnen met het onderzoeken van de voordelen en nadelen van het zelf beheren van je documenten.

Voordelen van zelf documentbeheer

• Volledige controle en flexibiliteit: Wanneer je je documenten zelf beheert, behoud je volledige controle over het proces. Je kunt beslissen hoe documenten worden opgeslagen, welke documenten worden geclassificeerd en welke processen het beste werken voor jouw organisatie. Dit biedt maximale flexibiliteit, omdat je het beheer kunt afstemmen op de specifieke behoeften van je bedrijf.
• Kostenbesparing: Zelf documenten beheren kan op korte termijn kostenbesparend zijn, omdat je geen externe service hoeft in te schakelen. Je hebt geen maandelijkse of jaarlijkse kosten voor documentbeheerdiensten, en je kunt gebruik maken van interne middelen en software om documenten te organiseren en op te slaan.
• Directe toegang: Wanneer je documenten in je eigen systeem hebt, heb je directe toegang tot deze documenten. Dit kan de snelheid en efficiëntie verbeteren, vooral als je een goed georganiseerde mappenstructuur hebt of gebruik maakt van documentbeheersoftware.
• Mogelijkheid om te kiezen voor cloudopslag: Het gebruik van cloudopslag voor documentbeheer biedt de voordelen van flexibiliteit en veiligheid. Je kunt documenten eenvoudig op afstand benaderen en bewerken, en de cloud biedt vaak versleuteling en backup-opties voor extra bescherming.

Nadelen van zelf documentbeheer

• Tijdrovend en arbeidsintensief: Het zelf beheren van documenten kan veel tijd kosten, vooral als je bedrijf veel documenten genereert of bewaart. Het handmatig organiseren, categoriseren en archiveren van documenten kan arbeidsintensief zijn en afleiden van je kernactiviteiten. Dit geldt zowel voor fysieke documenten als voor digitale bestanden.
• Risico op fouten en onduidelijkheden: Als je geen gestandaardiseerd systeem gebruikt, kunnen documenten verkeerd worden opgeslagen of geclassificeerd. Dit kan leiden tot verwarring, inefficiëntie of het verlies van belangrijke informatie. Het beheren van documenten vereist ook zorgvuldigheid om te zorgen dat documenten correct worden gedeeld en beveiligd.
• Beveiligingsrisico’s: Het beveiligen van documenten kan een uitdaging zijn, vooral als je geen specialist in documentbeveiliging bent. Zelf documenten beheren betekent dat je zelf verantwoordelijk bent voor het implementeren van beveiligingsmaatregelen, zoals encryptie en toegangscontrole. Fouten in beveiliging kunnen leiden tot datalekken of ongeautoriseerde toegang tot gevoelige informatie.
• Opslagbeperkingen: Voor fysieke documenten is archiefopslag essentieel. Het opslaan van fysieke documenten in je eigen kantoorruimte kan snel leiden tot opslagproblemen en een rommelige werkomgeving. Digitale documenten kunnen ook leiden tot ruimtegebrek als je geen cloud-oplossing hebt of een effectief beheer van digitale bestanden gebruikt.

Documentbeheer uitbesteden: voordelen en nadelen

Nu we de voordelen en nadelen van het zelf beheren van documenten hebben bekeken, laten we eens kijken naar het uitbesteden van documentbeheer aan een externe dienstverlener.

Voordelen van documentbeheer uitbesteden

• Tijdswinst en focus op kernactiviteiten: Het uitbesteden van documentbeheer betekent dat je team zich kan concentreren op hun kernactiviteiten zonder afgeleid te worden door administratieve taken. Externe documentbeheerservices nemen het zware werk over, zodat je bedrijf efficiënter kan werken en zich kan richten op het realiseren van zijn doelen.
• Professionele expertise en geavanceerde technologie: Documentbeheerdiensten beschikken vaak over geavanceerde technologie en expertise die nodig zijn voor het effectief beheren van documenten. Dit omvat het gebruik van cloudgebaseerde systemen, beveiligingsmaatregelen zoals encryptie, en geavanceerde zoek- en categorisatiemogelijkheden. Veel van deze systemen zijn speciaal ontworpen om het archiveren en ophalen van documenten sneller en gemakkelijker te maken. Zoek jij een professional op dit gebied? Informeer dan bij View Documentbeheer naar de mogelijkheden.
• Beveiliging en compliance: Externe documentbeheerdiensten zorgen vaak voor sterke beveiligingsmaatregelen, zoals versleuteling, back-ups en regelmatige updates om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig zijn. Dit kan cruciaal zijn, vooral als je bedrijf gevoelige informatie verwerkt die moet voldoen aan wettelijke vereisten (zoals de AVG). Een externe dienstverlener kan je helpen om compliance te waarborgen en je bedrijf te beschermen tegen juridische risico’s.
• Efficiëntie en schaalbaarheid: Door documentbeheer uit te besteden, kun je profiteren van gestandaardiseerde processen en systemen die zijn ontworpen om je documentbeheer te optimaliseren. Dit kan de efficiëntie verhogen en je bedrijf helpen sneller te groeien, aangezien het schaalbaar is. Je kunt eenvoudig extra documenten en gegevens verwerken naarmate je bedrijf uitbreidt, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over opslagruimte of managementcapaciteit.

Nadelen van documentbeheer uitbesteden

• Kosten: Het uitbesteden van documentbeheer kan hogere kosten met zich meebrengen dan wanneer je dit zelf doet. Dit komt vaak in de vorm van abonnementskosten voor het gebruik van software of maandelijkse kosten voor de diensten van een externe aanbieder. De kosten kunnen variëren, afhankelijk van het serviceniveau dat je kiest.
• Minder controle: Wanneer je documenten uitbesteedt, geef je een deel van de controle over je gegevens uit handen. Dit kan een probleem zijn als je bedrijf specifieke vereisten heeft voor documentbeheer of als je liever direct toegang hebt tot je gegevens. Het is belangrijk om een betrouwbare en transparante partner te kiezen.
• Afhankelijkheid van de dienstverlener: Je wordt afhankelijk van de externe dienstverlener voor het beheer van je documenten. Dit kan een risico vormen als de dienstverlener technische problemen ondervindt of als je onverwacht van provider moet wisselen.

Archiefopslag: een essentieel onderdeel van documentbeheer

Of je nu zelf documenten beheert of dit uitbesteedt, archiefopslag is een belangrijk onderdeel van het proces. Het opslaan van documenten op een veilige en georganiseerde manier voorkomt dat je kostbare ruimte verliest of dat documenten verloren gaan. Archiefopslag kan fysiek plaatsvinden in een archiefruimte, maar steeds vaker wordt het gebruik van digitale archieven aanbevolen. Dit bespaart ruimte, verhoogt de toegankelijkheid en biedt extra beveiligingsmogelijkheden.

Conclusie: zelf beheren of uitbesteden?

De keuze tussen het zelf beheren van documenten of het uitbesteden ervan hangt af van verschillende factoren. Voor kleinere bedrijven met beperkte middelen kan het zelf beheren van documenten een kosteneffectieve optie zijn. Voor grotere bedrijven, of bedrijven die waarde hechten aan professionele beveiliging, compliance en efficiëntie, kan het uitbesteden van documentbeheer een betere oplossing zijn. Het juiste documentbeheersysteem helpt je bedrijf efficiënter te werken, tijd te besparen en risico’s te minimaliseren.